Realizar cosas no se trata simplemente de despachar productos, eliminar tareas de una lista de tareas pendientes, o incluso marcar un proyecto como “Concluido”. Realizar cosas es un proceso: es una manera de pensar que incluye planear, ejecutar, iterar y reflexionar. Muchas veces habrá obstáculos. Hay muchas piezas móviles. Con frecuencia, los procesos más eficientes necesitan colaboración para asegurar el mejor resultado posible. En suma, realizar cosas no es fácil, y casi nunca es algo tranquilo. Casi.
El flujo de trabajo ágil (Agile en inglés) ha sido durante mucho tiempo una estrategia eficaz para programadores que intentaban enviar sus códigos dentro de los plazos. Ahora todas esas mismas teorías se están adaptando también para trabajadores no técnicos, como una manera de priorizar tareas.
Lyndi Thompson es profesional de marketing en Tableau, y desarrolla productos para la visualización interactiva de datos, con foco en la inteligencia empresarial. Su labor es trabajar con equipos transfuncionales para introducir a cualquier persona al mundo de las analíticas visuales. Es también una maestra incontestada en el manejo de Trello mediante metodología de trabajo ágil. Su tablero profesional contiene centenares de tarjetas, más de 40 miembros y listas perfectamente ordenadas que dictan claramente que es lo que necesita ser priorizado, que está en segundo plano y que es solo una idea pasajera. Esas estrategias la ayudan a administrar su equipo, a mantenerse en control del número exorbitante de iniciativas y a priorizar precisamente que es importante y que puede quedar en espera.
Todos podemos beneficiarnos de algunos consejos para mantener un flujo de tareas eficiente. Estas buenas prácticas pueden ser aplicadas por todo el mundo en cualquier tipo de industria como una vía para hacer mejor el trabajo diario. Veamos en detalle como el flujo de trabajo en Trello de Lyndi optimiza su productividad:
Mantén “Done” en primer plano y haz retrospectivas
La lista de Lyndi que se encuentra más a la izquierda es la columna “Concluido” o “Done” en inglés. Puede parecer sorprendente al comienzo, pero en realidad es una estrategia muy intuitiva. Tener una lista de tareas que ya fueron realizadas ayuda a motivarla para atacar la próxima.
Desplazarse por tareas cumplidas es una excelente sensación, pero no se trata solo de recibir cumplidos. Es también una referencia eficiente para hacer informes trimestrales, o retrospectivas anuales. Por esa razón, Lyndi dice que raramente archiva tarjetas, a menos que se hayan vuelto realmente irrelevantes. Cuanto se trata de hacer informes trimestrales, ninguna iniciativa importante se excluye. De esta manera se puede ver fácilmente que proyectos fueron concluidos y cuando con un rápido vistazo por la lista de “Concluidos”.
Corre hacia adelante, para no retroceder
La próxima lista es el “Sprint Actual”, y Lyndi mantiene de media cinco tarjetas ahí. Sprint es un termino Agile que indica las tareas que están en el foco actual del proyecto. Las listas de Sprints pueden estar orientadas a una única persona o a todo el equipo y son ejecutadas hasta que sean completadas o hasta que encuentren un impedimento externo.
Obligarse a que la lista siempre sea corta asegura que las tareas siempre se cumplirán, y mantener dichas tareas en la lista de Sprints es una excelente manera de saber en cualquier momento, cuales son las tareas que tienen prioridad sobre cualquier otra.
Además de su Sprint actual, Lyndi tiene también dos listas más: “Próxima” y “En Progreso”. Esto ayuda a que flujo de tareas se mantenga continuo. Atribuir un sistema jerárquico a las tareas significa que cada proyecto estará priorizado correctamente, y que los plazos se cumplirán.
Libera tu espacio cerebral con un cajón-basura
Además de listas como “Próxima” y “Carrera Actual”, hay repositorios con menos actualizaciones para estrategias a más largo plazo, actas de reuniones, o pequeñas ideas pasajeras.
La lista de Lyndi llamada “Congelador de Ideas de Marketing” es esencialmente cualquier idea que ya haya sido pensada que aún no tiene ninguna tarjeta relevante.
Lyndi explica que esos tipos de repositorios son excelentes para reuniones de lluvia de ideas, cuando alguien pregunta algo sobre ideas que quisieron hacer en el pasado, pero nunca tuvieron el tiempo. En vez de tener que acordarse de las ideas en el acto, Lyndi simplemente de desplaza por la lista para ver si hay algo relevante a la discusión. O como lo llama ella “liberar espacio cerebral”.
Identifica impedimentos
No tengas miedo de la lista “En Espera”. Hay muchas razones por las cuales un proyecto puede estar bloqueado, y es importante que se identifique que existe una razón por la cual no están siendo realizados. En vez de dejar que esas tarjetas queden paradas en otras listas, arrástralas a la lista “En Espera”.
Una de las maneras más efectivas de utilizar la lista “En Espera” es hablar de esas tarjetas en reuniones individuales. En vez de interrumpir el flujo de trabajo de alguien en la oficina o en un canal de chat, guarda esas cuestiones para la próxima vez que te sientes con el colega responsable. Es una buena referencia para cuando llegue la hora de solucionar problemas.
Lyndi también tiene una lista llamada “Preguntas”. Cualquier pregunta que surja, ella la incluirá como tarjeta. Cuando encuentre la respuesta, la pondrá como comentario en la tarjeta y lo dejará allá. Así, si necesita volver a buscar la respuesta, puede simplemente hacer una búsqueda. Es un buen repositorio de sabiduría y otra manera de liberar espacio cerebral.
Mantente sano y faculta tu equipo
El tablero de Lyndi no existe solo para ella. Mantiene una “política de tablero abierto” con sus colegas, y ya ha añadido cerca de 40 colaboradores.
“Todos los apuntes de reuniones son grabados, sin que se necesite pedir permiso a nadie, en Trello”, explica. “Añado a todos los presentes además de los actores interesados que no estén presentes para que todos reciban una copia de los apuntes de esa reunión.” Trello hace que sea fácil mencionar miembros clave del equipo, traerlos a la conversación y, si necesario, permitir que puedan salir si no están ya más involucrados con el proyecto.
A pesar del hecho que su departamento esté creciendo, Lyndi dice que su tablero y los de los miembros de su equipo se han vuelto excelentes recursos para enlazar, guardar datos y contactos importantes y contactos sin necesidad de rastrear a nadie.
En la metodología ágil se trata de hacer menos para hacer más. Adaptar los conceptos ágiles a un tablero Trello es una manera rápida y visual de ser más eficiente en el trabajo. Lyndi lo usa en su posición de marketing, pero esos conceptos son recomendaciones generales que son muy fácilmente adaptables a cualquier industria.
¿Listo para adaptar esos conceptos a tu propio flujo de trabajo? Creamos un tablero de ejemplo basado en el proceso de Lyndi, que puedes copiar para el tuyo.
Post publicado originalmente en inglés en el blog de Trello
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