Solo en la oficina, las distracciones e interrupciones constantes suponen un coste en tiempo de hasta 86 minutos diarios, lo que equivale a siete horas semanales
sofia.vazquez@lavoz.es, 2
El tiempo es lo único -repito, lo único- que, en caso de robo, jamás se podrá reponer. El colmo es que solo en la oficina, las distracciones e interrupciones constantes suponen un coste en tiempo de hasta 86 minutos diarios, lo que equivale a siete horas semanales. Se calcula que las paradas suelen producirse cada tres minutos y retomar el trabajo al mismo nivel de concentración que cuando se abandona lleva 23 minutos. Estos datos los aporta la multinacional Steelcase, mientras que la firma especializada en la medición del tiempo Workmeter advierte que los españoles pierden hasta el 30 % del tiempo que dedican a trabajar cada día. Algunos datos más que maneja esta firma:
1.- Cualquier empresa con cien empleados y un sueldo medio bruto de 30.000 euros anuales pierde todos los años 750.000 euros en actividades no necesarias.
2.- El 17 % de la jornada media laboral se utiliza para gestionar el correo electrónico.
3.- Cada trabajador tiene una media de 56 interrupciones diarias.
4.- Cada miembro de la plantilla emplea 30 horas al mes en reuniones improductivas y el 38 % son imprevistas.
5.- Al día, cada trabajador pasa una media de 9 horas con 19 minutos en la oficina, de las cuales 6,34 horas son productivas y se gastan 62 minutos en micro pausas de menos de 10 minutos.
Marta Romo, socia de la consultora Be-Up y miembro de Neuro Leadership Institute, explica en su blog que para ganar productividad es importante «una dosis de autodisciplina y, después, pensar que menos es más». Recuerda la ley de Pareto: con el 20 % de las acciones logramos el 80 % de los resultados. Por lo tanto, sugiere la experta: «Lo perfecto rara vez resulta rentable y en ocasiones nos entretenemos en detalles que realmente no aportan nada; una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos; para una tarea corta siempre se encuentra un minuto y las largas se dejan para otra ocasión, por lo que sería más práctico dividir en partes pequeñas esas grandes tareas; hay que dejar de preocuparse y ocuparse de lo que tenemos entre las manos; si hay que hacer algo, no demorarlo; tener cuidado con los compañeros que son expertos en pasar marrones, y saber que nuestro cerebro necesita cerrar temas, por lo que si se inicia algo o se recibe información y se deja incompleto, la cabeza sigue pendiente del asunto aunque en realidad estemos con otra cosa».
Carlos Martínez, CEO de IMF Business School, asegura que «los españoles solemos utilizar el trabajo para establecer relaciones sociales, somos distraídos y poco concentrados si nos comparamos con el perfil medio europeo. Para ser eficaces debemos elaborar listas de objetivos, no posponer las decisiones importantes, compartimentar el tiempo, aprender a decir «no», evitar ver en exceso la televisión y preparar una hoja con las gestiones y prioridades importantes de la semana».
Francisca Morán, subdirectora de IMF Business School, subraya que en muchas ocasiones no somos conscientes del valor que tiene el tiempo. «Ni el nuestro ni el de los demás, y cuando medimos la productividad no tenemos cultura de cuidar el despilfarro del tiempo». Ante la pregunta de qué hacer cuando un compañero se acerca y te interrumpe para darte los buenos días y comenzar una conversación amable, asegura que siempre «con cortesía y educación» hay que intentar frenar el intento. De la entrevista con la experta se deduce que en ningún caso hay que responder con el típico «no me molestes. ¿No ves que estoy trabajando?», aunque lo cierto es que sería lo más efectivo. Claro que a partir de ese momento, los compañeros de oficina dirían al ver pasar a su colega algo así como «por allá viene la simpática». Para ser más productivos, Morán propone controlar los tiempos de desplazamientos dentro de la oficina y optimizarlos, no abrir los wasap compulsivamente, controlar los descansos y medirlos, evitar las interrupciones constantes y planificar la jornada. Ese es el reto.
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