La Organización: Una Estructura Social

http://www.claseejecutiva.cl/blog/2015/09/la-organizacion-una-estructura-social/ 

 

Hoy gracias a herramientas virtuales se puede “probar” cuál es la mejor organización para el proyecto.

Finalmente, todo proyecto es ejecutado por personas que se coordinan por un período dado para lograr ciertos objetivos. Cómo organizarlas es clave.

Varios autores coinciden en definir a la organización como una unidad social compuesta por personas que se coordinan durante un período establecido, con el propósito de lograr un objetivo común. En esta unidad, las personas se disponen a una cooperación racional e intencional para alcanzar determinados objetivos. En consecuencia, se ha de diseñar la organización de modo que permita conjugar e integrar esfuerzos individuales y grupales con el fin de alcanzar esos objetivos.
El Pmbox (Project Management Body of Knowledge) define la gestión de recursos humanos de proyectos como “el proceso que se requiere para hacer que la mayor parte de las personas se involucren con el proyecto.” Los proyectos son realizados por personas y se gestionan a través de ellas, por lo que es esencial desarrollar una estructura de organización que refleje las necesidades del proyecto, del equipo a cargo y del mandante. La estructura organizacional identifica la relación entre los participantes del proyecto, junto con la definición de sus funciones, responsabilidades y autoridad.

Texto guía sin costo paralos matriculados en el curso.

La organización es la expresión operativa de los recursos humanos al interior del proyecto y cuando está claramente definida favorece su buen funcionamiento.
El proyecto debe ser entendido primero como un sistema social, lo que significa enfatizar la importancia de la organización de los recursos humanos, cuyo buen funcionamiento antecede al buen funcionamiento de los procesos de la empresa.
El sistema social debe ser capaz de originar y articular las coordinaciones o compromisos que permitan la realización de las actividades y proporcionar instancias y medios para facilitar la generación, control y cumplimiento de estos compromisos, porque ellos permiten la ejecución de las tareas del proyecto y, finalmente, la generación de valor.

CUÁL ELEGIR

Las empresas que ejecutan proyectos complejos y multidisciplinarios, normalmente forman estructuras sociales de los siguientes tipos:
1. Organización funcional: Se genera cuando la empresa se encuentra dividida según las diferentes disciplinas o conocimientos (ingeniería, construcción, personal, etc.) y le encarga a cada departamento especializado la parte correspondiente del proyecto para que la lleven adelante con plena y total responsabilidad.
Suele nombrarse un coordinador general o se entrega ese papel al departamento más involucrado, de modo que la autoridad queda dividida en los diversos departamentos.
El organigrama funcional es usual en empresas dedicadas a la fabricación en gran escala de productos normalizados, incluso si los productos son variados para adaptarse a las condiciones del mercado o a nuevas estrategias de venta.  Un ejemplo, las fábricas de automóviles.
2. Organización independiente o lineal: Consiste en generar una organización propia para el proyecto, independiente de los departamentos funcionales de la empresa, donde toda la autoridad y responsabilidad queda asignada al director del proyecto. Normalmente se aplica con éxito a la tarea de ejecutar un proyecto complejo, importante, pero a la vez singular dentro de la empresa.
Si la firma no tiene entre sus objetivos permanentes ejecutar proyectos, sino que ocasionalmente encara alguno por razones de ampliación de fábrica o similares, elegirá una estructura independiente.
A la empresa no le interesa ganar experiencia en un rubro que no es el suyo, sino asegurar el buen resultado de esa particular inversión; por consiguiente, da una autonomía total al proyecto con relación al resto de la empresa (concepto lineal).
3. Organización matricial: Es una posición intermedia entre las dos anteriores, e intenta combinar sus ventajas e inconvenientes.
El esquema organizacional obtiene la eficiencia de un esquema independiente nominando un jefe de proyecto, director de proyecto o project manager responsable.
El director cuenta con un equipo de trabajo directamente a sus órdenes, pero encarga la ejecución de las tareas que demanda el proyecto (diseños, preparación de contratos, compras, etc.) a los servicios especializados de la empresa.
Entonces, la experiencia que se genera en la nueva actividad incrementa el acervo técnico de los departamentos funcionales, para que ella pueda llegar a los proyectos futuros.

NUEVAS HERRAMIENTAS PARA EL DIAGNÓSTICO Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

Entender e interpretar los aspectos sociales en la organización de un proyecto ha ganado un gran interés en las investigaciones de gestión de proyectos, surgiendo la necesidad de analizar las Organizaciones de Proyectos Complejos (CPO) a través de herramientas que permitan entender su comportamiento.
El Análisis de Redes Sociales (SNA) ha sido propuesto como un método alternativo para hacer más efectiva la gestión de proyectos usando métricas de red para comparar las diferentes formas de administrar un proyecto de construcción.
Los tipos de redes dentro de una organización pueden ser analizados con un enfoque de red completo y permiten examinar aspectos clave de la interacción: comunicaciones, solución de problemas, confianza, etc. Pueden ser representados en un formato simple e intuitivo, a través de una red social de comunicaciones, donde cada círculo representa un individuo o entidad, el tamaño de los círculos guarda relación con la cantidad de interacciones, los colores con las áreas organizacionales, las distancias entre ellos con la dificultad de comunicarse, etc.  Además, esta metodología permite calcular métricas que en investigaciones recientes realizadas en Gepuc, han demostrado estar correlacionadas con el desempeño de las organizaciones (Castillo et al 2015).
Esto significa que en base a un diagnóstico de redes de una organización, hoy es posible tomar acciones que ayuden a hacerla más efectiva.
El enfoque de red completo hace referencia a un análisis de la organización del proyecto teniendo en cuenta un subsistema con una unidad organizacional más grande, mientras que en el enfoque de red personal utiliza un subsistema con una unidad organizacional más pequeña (mandantes, diseñadores, contratistas, proveedores).

LA ÓPTIMA ANTES DE EMPEZAR EL PROYECTO

También hoy, gracias a las tecnologías de información (TI), es posible simular en forma dinámica el comportamiento de las organizaciones. A partir de investigaciones realizadas en la U. de Stanford se ha desarrollado y validado una metodología de modelación denominada Virtual Design Team (VDT), contenida en un software, que ayuda a los gerentes en el diseño de las organizaciones para ejecutar proyectos (ver figura).

VDT provee una herramienta y un método para diseñar una organización, al igual que un ingeniero diseña un puente, es decir, primero mediante la creación y análisis de un modelo virtual y luego su implementación. El software conecta el programa del proyecto, los responsables de la organización y un simulador de eventos discretos para modelarlo en su totalidad.
Así, por ejemplo esta metodología ha sido usada en Chile para simular el desempeño de organizaciones que implementan prácticas de Lean Construction de tal manera que al momento de realizar la implementación se cuente con una organización apropiada para obtener el mejor resultado posible (Concha et al 2015). Es decir, con esta herramienta es posible diseñar una organización en forma virtual y probarla una y otra vez hasta lograr una organización optimizada.