Seguimiento Y Control De Proyectos

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… y de la cadena de proveedores.

RESPUESTA ANTE LA COMPLEJIDAD

La industria de la construcción es compleja, ya que generalmente el desarrollo de un proyecto comprende varias fases, por lo que requiere gran variedad de servicios especializados e involucra a distintos participantes. Debido a lo anterior el seguimiento y control efectivo de proyectos también se dificulta.
El control es una función esencial de la gestión para la entrega exitosa y el logro de las metas del proyecto de construcción. El control busca obtener información en tiempo real y mejorar el seguimiento y control a través de la compartición de información y el análisis, por parte de los participantes del proyecto, para reducir los conflictos y demoras del mismo.

La industria de la construcción es compleja, ya que generalmente el desarrollo de un proyecto comprende varias fases por lo que requiere gran variedad de servicios especializados e involucra a distintos participantes.

Sin embargo, el sistema de control llevado a los sitios de trabajo es considerado ineficiente, ya que las obras de construcción tienen prácticas no convencionales.
Actualmente, el uso de las tecnologías de información ha ido adquiriendo importancia dentro de la industria de la construcción para logar un control exitoso del proyecto, particularmente en el mejoramiento de la comunicación y coordinación entre los participantes del proyecto.

TECNOLOGÍAS DISPONIBLES

La integración de tecnologías de información, como por ejemplo, la identificación por radio frecuencia (RFID), dispositivos móviles (PDA), portales web, etc., pueden ayudar a mejorar la eficacia y la conveniencia del flujo de información en los sistemas de control de la cadena de proveedores (Supply Chain) del proyecto.
También en la industria de la construcción se cuenta con el uso de modelos 3D y 4D para el control del avance. Su uso posibilita indexar el seguimiento de parámetros (costos, tiempo, unidades físicas) con un modelo digital del proyecto. El uso del modelo facilita la identificación, cuantificación, registro y comunicación del control al equipo de proyecto.
El seguimiento es la obtención, análisis y comparación de la información del desempeño con respecto a lo requerido. Permite identificar las variaciones y proyectar el desempeño. A su vez el control utiliza la información de seguimiento para actuar sobre las causas de la variación.
En los últimos años, el control ha pasado a jugar un rol cada vez más proactivo, enfatizando su papel en la remoción de restricciones para que de esta manera se puedan ejecutar los planes en la forma en que fueron diseñados.
Es por eso que en sistemas como el Último Planificador, los procesos de planificación intermedia se dedican a preparar trabajo y a remover restricciones para que las cosas sucedan con el mínimo de variabilidad y de esta manera lograr la mayor eficiencia operacional (fig. 1).
El control de gestión tiene como objetivo analizar, evaluar y actuar sobre todos los aspectos que tienen relación con el cumplimiento de los objetivos establecidos para un proyecto.
La forma de ejercer el control es a través de la recepción de informes y la comparación de estos con el plan. Un informe efectivo debe estar hecho con relación al plan, con criterios de control previamente definidos y herramientas de control simples y amigables.
Es importante que los informes sean discutidos en reuniones formales y estimulen una discusión creativa. Los informes de proyecto típicamente utilizados son: de estado, de avance, de problemas especiales, de cambios de alcance del proyecto y final.
Un control activo requiere de reuniones de equipos de trabajo a distintos niveles y con diversos propósitos.

MEDICIÓN  DEL AVANCE

La medición del avance de un proyecto es una componente clave para un adecuado seguimiento y control. Existen varios métodos de medición del avance de un proyecto.

Figura 1

Unidades completadas. Método aplicable a tareas que involucran la producción repetitiva de unidades de trabajo fáciles de medir y que individualmente requieren una cantidad similar de trabajo. El avance se mide como la relación entre el número de unidades ejecutadas vs. el número total de unidades.
Hitos incrementales. Aplicable a cualquier grupo de tareas y subtareas que deban desarrollarse en forma secuencial. El término de estas tareas u operaciones es considerado como el cumplimiento de un hito que representa un porcentaje del trabajo total del programa.
Razón de costo. Este método se aplica a aquellas tareas que involucran un largo período de tiempo y son estimadas y presupuestadas en función de presupuestos globales, es decir, en base a asignación de fondos u horas hombre y no en función de la producción.
Método comienzo/término. Se utiliza en proyectos y actividades de difícil medición, ya que no presentan acontecimientos intermedios definibles o cuya razón esfuerzo/tiempo es difícil de determinar. Por ello, una vez comenzada la actividad, se le asigna arbitrariamente un avance (por ej.: 20-30%) y al término se completa a 100%.
Opinión subjetiva. Debe utilizarse cuando no existen mecanismos de medición objetiva del avance del proyecto o actividad.
Unidades equivalentes o ponderadas. Se aplica cuando el proyecto controlado involucra una duración considerable de tiempo y está compuesto además de dos o más actividades que se traslapan, cada una con diferentes unidades de medición de trabajo.
El peso o ponderación introduce la importancia relativa de una actividad en relación a las otras y permite expresar los avances de actividades de distinta naturaleza, en unidades comparables.
Entre los criterios de ponderación se tienen: volumen de obra, horas-hombre, costo estimado, duración estimada, horas equipos, valores arbitrarios, combinaciones, etc. Lo importante es usar como base de la ponderación aquel factor del trabajo que mejor represente el contenido de trabajo de cada operación.
El control de costos es una herramienta de gran importancia para el adecuado desarrollo de un proyecto: permite detectar problemas tempranamente, de modo de tomar decisiones oportunas; provee información oportuna y significativa para cada uno de los responsables de un proyecto; crea una atmósfera de preocupación por los costos; mantiene la comunicación dentro de la organización y permite controlar y/o minimizar los costos del proyecto.
La cadena de proveedores de la industria de la construcción generalmente se compone de una cadena interna y una externa. El control de un proyecto de construcción se puede mejorar al facilitar el intercambio de la información entre los participantes. Dos aspectos clave en el intercambio de información son la adquisición y la comunicación de la misma, ya que su efectividad influye el flujo de información entre la oficina principal y el sitio de trabajo.
Generalmente la adquisición y la comunicación se dan a través de documentos, planos, contratos, especificaciones, etc. En consecuencia, el tiempo y el espacio entre el lugar de la “obra” y la oficina, causa duplicación, carencia y confusión de la información y los datos.
A través del uso de internet y tecnologías de información, tanto las red interna como externa de la cadena de proveedores se pueden conectar, mejorando la comunicación del flujo de información del proyecto.
Hasta el próximo jueves.

El seguimiento y control de un proyecto son tan relevantes como la planificación misma.