Gestión De Compromisos

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Con ello mejora la confiabilidad de la planificación del proyecto.

SISTEMA ÚLTIMO PLANIFICADOR

El día a día de la ejecución de proyectos se desarrolla frecuentemente en un ambiente de alta incertidumbre, con constantes cambios y variaciones en las actividades, los que requieren un esfuerzo importante de los administradores para reaccionar a inesperados requerimientos.
En el lenguaje de proyectos se habla de la necesidad de “apagar incendios” y son muchos los equipos de proyectos que se identifican con esta expresión. Mediciones recientes en proyectos chilenos e internacionales demuestran que en promedio se cumple apenas la mitad de las tareas semanales planificadas en los proyectos, entregando evidencia cuantitativa de la variabilidad existente en los proyectos.

Figura 1

La raíz de muchos de los problemas de esta índole radica en nuestro esquema tradicional de planificación de producción, que no resulta el más adecuado para lidiar con la variabilidad.
Esto lo aprendieron también hace algún tiempo las fábricas de automóviles que desarrollaron métodos, hoy denominados de lean production, que buscan crear ambientes de trabajo estables donde se pueda llevar a cabo en forma eficiente la producción.

DESEMPEÑOS SUPERIORES

Como resultado, las plantas que han adoptado estos métodos muestran desempeños altamente superiores a las plantas tradicionales.
Inspirados en estos mismos principios, algunos autores han desarrollado métodos para planificar y controlar proyectos que buscan proteger la ejecución de la variabilidad e incertidumbre, ejemplos de estos son los métodos de “Cadena crítica” (distinto a “Camino crítico”) que propone el uso de holguras o buffers como medida protectora al planificar el proyecto o el “Sistema Último Planificador” (SUP) que propone modificar el proceso de planificación para lograr crear un ambiente estable de trabajo.
El Sistema Último Planificador (SUP) fue desarrollado en Estados Unidos por miembros del “Lean Construction Institute” (LCI) y ha tenido una amplia difusión a nivel mundial, incluido Chile. El sistema ha sido aplicado originalmente en proyectos de construcción, pero los conceptos que aplica son válidos en cualquier tipo de proyecto, como su origen lo demuestra.
El SUP no es una metodología que reemplace o compita con los métodos de redes y “Camino crítico”, sino que los complementa y enriquece.
Mientras los métodos de redes manejan el camino crítico, el SUP se preocupa de manejar la variabilidad. Mientras los métodos de redes manejan fechas el SUP maneja flujos de trabajo. La planificación de los métodos de redes generalmente se usa para manejar contratos, mientras el SUP se preocupa de manejar interdependencias. El SUP apunta a incrementar la fiabilidad de la planificación y con eso a mejorar los desempeños. Para este efecto el sistema provee herramientas de planificación y control efectivas, incluso en proyectos complejos, inciertos y rápidos.

Figura 2

En este tipo de proyectos a menudo se argumenta que es “imposible” o una “pérdida de tiempo” planificar con los sistemas tradicionales debido a la gran incertidumbre que presentan y a la rapidez con que cambian las condiciones.
El SUP está especialmente diseñado para mejorar el control de la incertidumbre en los proyectos, aumentando la confiabilidad de los planes. El incremento de la confiabilidad del plan se realiza tomando acciones en diferentes niveles en el sistema de planificación.

¿QUIÉN ES EL “ÚLTIMO PLANIFICADOR”?

La denominación “Último planificador” se refiere tanto a las personas como al proceso o sistema. Cuando se refiere a la persona, el SUP es quien prepara asignaciones para quienes hacen el trabajo, es la persona que directamente vigila el trabajo hecho por las unidades de producción y asume compromisos de planificación.
El Último Planificador típicamente es responsable de la capacidad de las unidades de producción, de sus rendimientos y de la calidad de sus productos. En la etapa de diseño puede ser el diseñador líder; en la etapa general de ejecución puede ser el ingeniero del proyecto; en una construcción específica puede ser el capataz a cargo.
El SUP provee herramientas y procedimientos para lograr compromisos confiables de planificación y preparar suficiente trabajo para que pueda ser asignado cuando sea necesario, contribuyendo así a lograr un flujo más confiable entre las unidades de producción.

CUATRO NIVELES

El SUP tiene cuatro niveles de planificación (plan maestro, programa de fase, planificación intermedia y planificación semanal), donde se va refinando el plan y la incertidumbre se va reduciendo a través de una consideración cuidadosa de lo que DEBERÍA hacerse y lo que efectivamente PUEDE realizarse.
Planificando de esta manera se mantienen los objetivos siempre presentes para el equipo del proyecto, y ayuda a identificar y a remover obstáculos para alcanzarlos.
La coordinación se logra a través de un proceso continuo de obtener y cumplir compromisos para la acción, de esta manera la planificación no son solo intenciones, sino un trabajo activo de diseñar la forma en que el trabajo será realizado.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA

El SUP necesita medir el desempeño de cada plan de trabajo semanal para estimar su calidad. Esta medición, que es el primer paso para aprender de las fallas e implementar mejoras, se realiza a través del Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC), que es el número de realizaciones divididas por el número de asignaciones para una semana dada.
El PAC, medido así, evalúa hasta qué punto el sistema del último planificador fue capaz de anticiparse al trabajo que se haría en la siguiente semana. Es decir, compara lo que será hecho según el plan de trabajo semanal con lo que realmente fue hecho, reflejando así la fiabilidad de la planificación.

Figura 3

Para explicar el impacto que la práctica tradicional tiene en los proyectos, vamos a asumir que planificar significa seleccionar lo que DEBE realizarse para completar el proyecto y decidir para un marco de tiempo lo que SERÁ hecho, entendiéndose por esto la programación acordada del proyecto.
La práctica tradicional de la planificación suele llevar fácilmente a que el plan sea desarrollado sin estar en conocimiento de lo que PUEDE ser hecho. En esta situación, que es muy normal, lo HECHO será solo la intersección de lo que PUEDE hacerse y lo que SE HARÁ, como se muestra en la figura 2.
En la práctica, el resultado de mediciones efectuadas en numerosos proyectos, en Chile y el extranjero, demuestran que en promedio se cumple (HECHO) aproximadamente un 50% de las actividades comprometidas en la planificación semanal de un proyecto.
El remedio normal a esta situación suele ser una sobrecarga permanente de la producción, horas extras, recursos adicionales, aceleraciones y numerosas actividades que llevan a sobredimensionar las capacidades y recursos para ejecutar los proyectos.

RECONOCE LAS LIMITACIONES

A diferencia del proceso de planificación tradicional, el SUP reconoce que a raíz de las limitaciones de recursos no todo PUEDE ser hecho.
Por consiguiente, propone varios procesos adicionales de apoyo a la planificación que permiten, entre otros, conocer con mayor precisión lo que puede hacerse y al mismo tiempo preparar con anticipación el trabajo para que pueda ser realizado, removiendo restricciones y logrando compromisos confiables de los participantes del proyecto.
Esto se hace no solo agregando pasos o procedimientos al proceso de planificación, sino también modificando las funciones de los principales actores del proceso e incorporando a nuevos actores (últimos planificadores).
El SUP recomienda que para planificar la producción del proyecto se determine primero qué parte de lo que DEBE realizarse se PUEDE efectivamente realizar, ya que si lo que planifica (SE HARÁ) se determina directamente de lo que PUEDE realizarse, existe una alta probabilidad de que lo que se ha planificado sea completado con éxito (figura 3).
El SUP proporciona herramientas y procedimientos que buscan identificar tempranamente lo que PUEDE hacerse, agrandar el conjunto de lo que PUEDE hacerse, y lograr compromisos confiables de planificación (SE HARÁ) que resulten en un cumplimiento alto. De esta manera se logra aumentar la probabilidad de cumplir la planificación.

SITUACIÓN ACTUAL

El Sistema Último Planificador se ha venido utilizando de forma creciente en el mundo desde 1990. En la actualidad se ha reportado su uso principalmente en los EE.UU., UK, Finlandia, Noruega, Israel, Brasil, Perú, Colombia, Alemania, Ecuador, Venezuela y Singapur.
En Chile el sistema se emplea desde 1997 (el país ha sido uno de los pioneros en el uso del sistema), inicialmente por parte de empresas contratistas y actualmente también por parte de mandantes en sectores como la minería y la edificación.
En el país, el uso del sistema se hace muy necesario porque existe evidencia empírica de la presencia de los problemas que el SUP busca resolver.
Por ejemplo, entre los años 2000 y 2002, la Universidad Católica y la Cámara Chilena de la Construcción realizaron una investigación para la implementación de un sistema de benchmarking del desempeño de proyectos de construcción en un grupo piloto de empresas.
Como resultado se midieron variaciones (respecto del valor inicial del proyecto) para indicadores clave como el costo y el plazo. Se determinó que en promedio el costo variaba -3,6% (ganancia) para un rango de entre -25% y +15%; por otra parte, el plazo promedio variaba +19,5% (demora) con una rango que fluctuaba de -20% hasta +100%.

DEL 30% AL 50% Y 70% DE CUMPLIMIENTO

Posteriormente, el Centro de Excelencia en Gestión de la Universidad Católica de Chile (Gepuc) publicó los estudios sobre una serie de proyectos en las etapas previa y posterior a la aplicación del sistema SUP, hasta el año 2006.
En ellos, entre otros hallazgos, se verificó la tendencia internacional referente a que un proyecto con un deficiente sistema de control de producción cumple solamente entre el 30% y, en el mejor de los casos, el 50% del contenido de sus planes (lo cual es concordante con la existencia de demoras); luego de la implementación básica del sistema, la confiabilidad de la programación sube y oscila entre 50% y 70%.
En la actualidad el uso del sistema SUP sigue evolucionando y perfeccionándose en busca de una mayor efectividad.