¿Cómo mantenemos unidas las áreas y a las personas dentro de una organización? con una herramienta eficiente y poderosa: la comunicación.
En las relaciones personales y laborales, comunicarse adecuadamente, es clave para el éxito, pero es un elemento tan cotidiano que ya no nos cuestionamos si lo estamos usando bien. Creemos que comunicarnos es hablar, no es así. El proceso es eficiente cuando conseguimos retroalimentación, esto se logra con un mensaje eficaz y después discerniendo el mensaje que nos llega de regreso, así comenzaremos a utilizar la comunicación para vincular las partes, hay que enviar de regreso las conclusiones obtenidas y recopilar de nuevo información.
¿Qué debemos considerar para una correcta comunicación organizacional?
- El mensaje ¿Tengo claro lo que quiero decir?
De aquello que quiero transmitir; ¿Qué quiero que sepan?, ¿Quiero recriminar o quiero informar?, ¿Es necesario que todas las áreas estén enteradas?. Concretar el mensaje parece fácil, no lo es y hacerlo bien es el inicio de un proceso eficiente.
- ¿Cuál sería el medio ideal para decirlo?
Siempre será mejor la comunicación cara a cara, establecer una sala de juntas puede genera un mejor ambiente que en la oficina del jefe. Organizar los conceptos a tratar, plantear el contexto y ser concretos. Los puntos clave se dan por escrito y se mantiene visible el objetivo. Si no es posible la comunicación en persona, se debe establecer qué vía es la adecuada para dar a conocer el mensaje, esto depende de las características particulares de nuestra organización.
- ¿Les ha llegado el mensaje a los receptores correctos?
Parecería que en persona no ocurrirá que el mensaje no llega a quien se pretende, pero te puedes estar dirigiendo a alguien sin que éste se sienta aludido. Hay que ser claros y tener mas cuidado si es por medios indirectos, en cualquiera de los casos necesitamos pedir un acuse de recibo para asegurarnos que llegó a quien pretendíamos.
- ¿Qué han entendido ellos?
Tanto en la junta como en un medio indirecto, al solicitar una respuesta de su parte debemos enterarnos de qué fue lo que entendieron, si hemos generado confianza entre el equipo de trabajo ellos tendrán interés en comentar sus observaciones, así tendremos retroalimentación con información valiosa, no la menosprecies.
¡Suena ideal! Pero en la realidad ¿qué ocurre? seamos honestos, no planeamos lo que vamos a comunicar, dejamos que las emociones predominen, ocupamos más tiempo en hablar acerca de ellas (enojo, frustración, preocupación) que en transmitir un mensaje concreto. La mayoría de las juntas son largas y tediosas, esperadas con fastidio y aburrimiento entre los convocados (las consideran pérdida de tiempo) los logros y tropiezos se transmiten por medio de rumores que distorsionan la verdad. Esto sucede porque la comunicación organizacional tiene un grado de especialización que pocas veces se aprecia, y en ocasiones el emprendedor, al convertirse en la cabeza del equipo, considera que tiene el derecho a hablar cuanto quiera y de lo que quiera y es obligación del resto escucharlo. Las estrategias, los medios, el mensaje y la eficacia, deben ser tratados con profesionalismo y con la misma importancia que cualquiera de las otras áreas, hay que asesorarse para ejecutarla. La comunicación enlaza las áreas y las personas, necesitamos esa unidad para caminar sobre el mismo rumbo y hacia el mismo objetivo. ¿Se lo dejamos entonces a nuestras emociones y caprichos? o lo profesionalizamos para convertirla en una herramienta a nuestro favor.
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