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Gestionar nuestras tareas sin tener un objetivo claro nos lleva inevitablemente a malgastar el tiempo.
Si quieres mejorar tu productividad, lo primero que necesitas es tener voluntad de hacerlo. La motivación es lo que mueve a las personas. ¿Por qué me debo esforzar en mejorar si no tengo un motivo para hacerlo? Antes de plantearte cualquier tipo de cambio de mejora en tu vida, por pequeño que sea, deberías preguntarte por qué quieres hacerlo y focalizarte en la raíz de tu motivación. Si no encuentras ninguna razón, o te mueve una razón puntual, es muy probable que el impulso desaparezca en unas pocas semanas y tu esfuerzo sea en vano.
No tiene sentido nada de lo que haces si no es con un motivo concreto. La clave es que los objetivos no sean generales ni a largo plazo, sino específicos y a corto-medio plazo. Cuanto más generales y a largo plazo proyectes tus objetivos más fácil será perder el foco y distraerte mientras estás trabajando. Así, por ejemplo, cuando estás trabajando y lees tus objetivos te animas a seguir trabajando porque el resultado podrás verlo muy pronto.
“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida.”
-Charles Darwin (1809-1882)
Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no tenga en potencia ninguna acción o valor de referencia futura. Si dejas que estas cosas se mezclen con las demás categorías, estarás socavando gravemente el sistema y tu lucidez para percibir el entorno.
El universo digital plantea oportunidades y dificultades en relación con la decisión de lo que hay que guardar frente a lo que hay que tirar. La buena noticia es que el espacio de almacenamiento en los ordenadores y en la nube y las potentes funciones de búsqueda parecen mejorar permanentemente. La mala es que esto puede promover el archivado indiscriminado y la confusión sobre la ubicación de las cosas. Así que la clave estriba en revisar y expurgar la información obsoleta, además de un filtrado más concienzudo desde el principio mientras procesas tus entradas.
PARETO TIENE ALGO QUE DECIRTE
Después de lo aprendido en el tema anterior, el siguiente paso es ordenar todas las tareas basándonos en cuáles son las que tienen más prioridad para cumplir nuestros objetivos. Esto solo puedes decidirlo tú. De tu criterio dependerá el éxito pero algunas técnicas te puede ayudar a hacerlo. Hemos seleccionado dos de las principales.
Ten en cuenta que normalmente la gestión de estas prioridades debe estar condicionada por la conocida Regla 80/20 del Principio de Pareto. Según este principio, el 80% de nuestros resultados provendrán del 20% de nuestras tareas, por lo que es importante que nos centremos en descubrir qué actividades pertenecen a ese 20%.
MÉTODO EISENHOWER
Otro de los métodos que más nos gustan es el Método Eisenhower que sirve para tomar decisiones y priorizar las tareas según las variables mencionadas. Este investigador considera «urgencia» el plazo para desarrollar una tarea, e «importancia» lo que nos supone el hecho de no realizarla para nuestra actividad.
Se cree que el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower dijo una vez: «Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes». Eisenhower se consideraba un experto de la gestión del tiempo, estaba convencido de que tenía la capacidad de hacer todo cuando debía hacerse.
- (A) >> Así, el primer cuadrante engloba las tareas que conviene hacer en primer lugar porque requieren de una solución urgente y supone un problema no realizarlas (imprevistos, proyectos urgentes, presupuestos urgentes, etc.).
- (B) >> El segundo cuadrante engloba aquellas tareas que se deben planificar y que son muy importantes para el éxito de nuestro negocio (proyectos, labores de búsqueda de clientes, facturación, etc.).
- (C) >> El tercer cuadrante contiene aquellas tareas que no son menos importantes pero que tienen un carácter urgente e, incluso, pueden llegar a afectar al desarrollo de nuestra actividad diaria. Si trabajas en equipo lo ideal es delegarlas (por ejemplo, actualizar tu web, gestionar las redes sociales, realizar llamadas, etc.).
- (D) >> En el cuarto cuadrante incluiríamos aquellas tareas que no son nada importantes ni urgentes para nuestra actividad por lo que directamente habría que descartarlas o volver a cuestionarlas.
¿COMO DISTINGUIR LO URGENTE DE LO IMPORTANTE?
Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea importante
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada).
Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).
¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?
Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta la medida de la urgencia:
Con esto en la cabeza, esta la medida de la urgencia:
Formula-urgencia-tarea
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
0: No es urgente ni lo será nunca
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite
Por último, alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.
¿Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.
Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario, te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.
Con el método Eisenhower, aprenderás a diferenciar entre lo que es importante y lo que es urgente. Sea cual sea la tarea que tengamos sobre nuestra mesa, hay que empezar por desglosarla según el método Eisenhower, y luego decidir cómo proceder. A menudo nos quedamos en el campo de lo «urgente e importante», en las cosas que debemos tratar de inmediato. Uno debe preguntarse: ¿cuándo me ocuparé de las cosas que son importantes pero no urgentes? ¿Cuándo buscaré tiempo para ocuparme de las tareas importantes antes de que éstas se conviertan en urgentes? Estamos en el terreno de las decisiones estratégicas a largo plazo.
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